La base documentaire vous permet de stocker les documents importants de votre association afin de les retrouver facilement.

Présentation

La base documentaire vous permet de stocker les documents importants de votre association afin de les retrouver facilement. Exemple des documents pouvant être enregistrés :

• Compte-rendu des réunions, assemblée générales,…
• Statut, règlement intérieur
• Document gérant le fonctionnement de votre association

Pour chaque document il est possible de définir un niveau de confidentialité. Il est aussi possible de partager ces documents via un lien Internet.

L’espace de stockage est limité à 100Mo par club.

Accès à la base documentaire

L’accès à la base se fait via le menu « Base documentaire » sur le menu général de Gest’Gym.

Vous arrivez alors sur l’écran présentant les documents disponibles dans la base de votre club et pour lesquels vous avez accès :

En face de chaque document il y a un petit cadenas :

• cadenas vert : le fichier est accessible de toutes les personnes de votre club ayant un compte Gest'Gym. Ce document peut aussi être partagé via l’envoi d’un lien.
• cadenas rouge : Le document est accessible seulement par vous et par l'administrateur club (si un administrateur a été désigné)

Ajouter un nouveau document

Pour ajouter un nouveau document il faut cliquer sur l’onglet « Ajouter un document » :

Vous pouvez alors soit sélectionner le ou les fichiers à rajouter à l’aide du gestionnaire de fichiers (1) ou par glisser-déposer (2).

Une fois les fichiers téléchargés sur le serveur de Gest’Gym, ceux-ci seront visibles dans l’onglet « Documents » :

Par défaut chaque document est accessible. Si vous ne voulez pas le partager, cliquer sur le cadenas vert qui passera alors en rouge.

Partager un document

Il est possible de partager un document avec des personnes n’ayant pas de compte Gest’Gym. Pour cela il faut cliquer sur l’icône de partage . Vous arrivez alors sur cette page présentant le lien à envoyer aux personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le document :

Note : si après avoir envoyé un lien vous protégez le document (cadenas rouge), celui-ci ne sera plus accessible que de vous-même. Les personnes qui auront reçu le lien ne pourront donc plus y accéder.