Ce document présente les tâches à réaliser afin de préparer une nouvelle saison dans GestGym.

Présentation

Ce document présente les tâches à réaliser afin de préparer une nouvelle saison dans GestGym.

Une saison fédérale commence le 1^er septembre et se termine le 31 août de l’année suivante. Dans GestGym, afin de préparer la rentrée, la saison suivante est ouverte aux environ de la mi-avril. Il est donc alors possible de préparer la saison : création des groupes, configuration des inscriptions en ligne.

Sauvegarde des données de la saison en cours

Dès que vous allez modifier des adhérents de la saison en cours pour les basculer sur la saison suivante, ils ne seront plus vus sur la saison en cours. En revanche l'historique d'un adhérent (groupes saison précédente, paiements de la saison précédentes) est conservée. 

Il peut donc important de garder une « archive » de votre saison. Pour cela voici les actions à réaliser :

• exporter vos adhérents en sélectionnant tous les champs (commande « liste/états» puis « exporter les adhérents »)
• exporter la liste des groupes (commande « liste/états» puis « liste des groupes » ou « exporter les groupes »)
• statistiques des adhérents : enregistrer l’état courant des statistiques à l’aide du bouton « Sauvegarder » ainsi que les divers graphiques ou liste que vous souhaitez conserver.

Effacer les données club (facultatif)

L’étape suivante consiste à effacer les données que vous ne souhaitez pas conserver pour la saison suivante. Pour cela vous disposer de la commande « Effacer les données club ».

Attention : si un administrateur a été désigné pour votre club, seul lui a accès à cette commande.

Voici la liste des paramètres que vous pouvez effacer pour tous les adhérents :

Pour chaque paramètre vous pouvez passer la souris sur le point d’interrogation pour avoir une explication.

Après avoir choisi les paramètres à effacer ainsi que la saison vous pouvez valider en cliquant sur le bouton « effacer les données ».

Note : Si vous choisissez d’effacer les « Certificats Médicaux » alors les « Dates des certificats médicaux » seront aussi effacées.

Attention : l’effacement est irréversible, il n’est pas possible de revenir en arrière.

Quand l'action est terminée, un e-mail d’information est envoyé vers l’e-mail du club et vers l’e-mail de la personne ayant réalisée l’action indiquant le nombre d’adhérents modifiés.

Préparation de la nouvelle saison

Arrivé à cette étape vous pouvez commencer la préparation de votre nouvelle saison. Pour cela vous pouvez :

• Créer de nouveaux groupes, et éventuellement les tags à y associer
• Modifier la saison d’un groupe pour le passer sur la nouvelle saison (dans le cas de l'utilisation de la fonction "Dupliquer")
• Envoi des liens de réinscription (via menu "Envoi en masse")
• Ouverture et diffusion de l'adresse de votre formulaire d'inscription pour les nouveaux futurs adhérents 
• …

Saison par défaut 

Vous pouvez modifier la saison par défaut pour que dans toutes les listes déroulantes de type "saison" celle-ci soit sélectionnée d'office.