GestGym en partenariat avec HelloAsso vous permet d'effectuer des demandes de paiements, autres que celle pour le règlement du solde de cotisation annuelle.
Ces demandes vous permettront de recueillir des paiements de divers types, tels que le règlement d'une participation à un stage, la location d'une tenue, un déplacement en compétition etc.
Le règlement s'effectuera via la plateforme HelloAsso, une fois validé il remontera automatiquement dans la liste des paiements de l'adhérent.
Prérequis : lier son compte HelloAsso à GestGym
Création d'une demande de paiement
Visibilité de la demande sur la fiche de l'adhérent
Envoi de la demande paiement
Parcours de paiement de la demande pour l'adhérent
Enregistrement automatique du paiement et visibilité du commentaire
Suppression d'une demande de paiement
Cas des demandes avec le type Cotisation ou Licence
Prérequis : lier son compte HelloAsso à GestGym
Pour cela, veuillez suivre les indications, au début de cette documentation : ici
Une fois la connexion réalisée, l'encart HelloAsso apparaîtra désormais sur la fiche de vos adhérents, au niveau de l'onglet "Paiements".
Le bouton qui nous intéresse ici est donc "Demande autre paiement".
Création d'une demande de paiement
Pour créer une nouvelle de demande, cliquez sur le bouton "Demande autre paiement", cela aura pour effet l'ouverture d'une fenêtre.
Vous pourrez alors y saisir un libellé, un montant et définir le type de paiement désiré.
Le montant ne doit pas être inférieur à 0,5€ (règle imposée par HelloAsso).
Vous pouvez également personnaliser le contenu du mail qui sera envoyé à l'adhérent avec le lien de paiement.
Après saisie, vous pouvez décider d'enregistrer la demande : elle sera créée mais non envoyée à l'adhérent, ou enregistrer et envoyer directement la demande.
Visibilité de la demande sur la fiche de l'adhérent
Une fois enregistrée, la demande de paiement sera visible sur la fiche de l'adhérent, vous y retrouverez les informations saisies ainsi que son statut (Envoyée ou non), exemple d'une demande enregistrée mais non envoyée :
A ce stade, l'adhérent n'a donc rien reçu, vous pouvez toujours modifier les différentes informations.
Envoi de la demande paiement
Après envoi de la demande, le statut se met à jour :
Exemple du contenu du mail envoyé :
Parcours de paiement de la demande pour l'adhérent
En cliquant sur le bouton "Payer en ligne", l'adhérent peut ainsi se rendre sur la page permettant de renseigner ses informations nécessaires :
Les informations que vous avez saisies à la création de la demande y sont reportées, ainsi que le montant dû.
Le payeur peut également ajouter un commentaire, ce champ peut être utile dans les cas où vous souhaitez également récolter une information liée au paiement (ex. la taille d'un justaucorps loué etc.)
Suite du parcours de paiement pour l'adhérent :
Il est redirigé vers la plateforme HelloAsso :
Cette capture d'écran fait apparaître la contribution volontaire proposée aux payeurs, celle-ci est facultative, seul le montant dû vous sera reversé. (N.B. : ce sont ces contributions qui permettent à HelloAsso de continuer de proposer gratuitement ce service aux associations)
Le payeur est ensuite dirigé vers une page sécurisée permettant de saisir son numéro de carte bancaire.
Il est ensuite redirigé sur la page initiale avec le statut de son paiement (Succès, paiement non autorisé...)
Enregistrement automatique du paiement et visibilité du commentaire
Le paiement ayant abouti, il est désormais visible dans la liste des paiements de l'adhérent. À noter que la demande de paiement a, de ce fait, disparu des demandes en cours.
Le commentaire saisi par le payeur est également visible, ici "Merci".
Visibilité des commentaires au niveau du menu "Liste des paiements" :
L'export excel de la liste des paiements possède désormais une colonne commentaire également.
Suppression d'une demande de paiement
Lorsque vous supprimez une demande, l'adhérent ne sera pas notifié, mais s'il accède à la page de paiement, il aura l'information que son lien n'est plus actif.
Cas des demandes avec le type Cotisation ou Licence
ATTENTION : Lorsque vous envoyez une demande de paiement avec le type "Cotisation" ou "Licence", le montant à régler sur la page de paiement sera bien celui que vous avez saisi lors de la création de la demande, et non le solde total dû pour la cotisation annuelle.
De plus, la page de paiement ne proposera ni le paiement en plusieurs fois ni la saisie de codes promo.
Ces types de demandes sont utiles si vous souhaitez permettre à l'adhérent de payer une partie seulement de sa cotisation annuelle par carte bancaire via HelloAsso, avec un montant que vous définissez.