GestGym vous permet d'administrer des types de documents que vous souhaitez recueillir lors de l'inscription d'un adhérent à votre club.
Ces documents pourront être récoltés à plusieurs moments :
- lors de la demande d'inscription (au remplissage du formulaire)
- après la demande d'inscription (via un lien fourni dans le mail de confirmation ou envoyé lors d'une relance)
- après création de l'adhérent (envoi d'un lien dédié).
Mise en garde !
Cette fonctionnalité vous permet de récolter facilement des documents nécessaires à la finalisation d'une demande d'inscription. Les documents étant ajoutés par les adhérents eux-mêmes, cela ne vous dispense pas d'en vérifier le contenu et l'authenticité. Notamment dans le cas des "Documents santé".
GestGym ne pourra en aucun cas être tenu responsable en cas de non conformité d'un document fourni par un adhérent.
Pour sécuriser cette vérification, la notion de conformité d'un document a été mise en place : pour que l'information du Document santé soit prise en compte, il faut absolument que le document ait été indiqué comme conforme.
Paramétrage des documents inscription
Affichage sur le formulaire d'inscription
Visualisation sur les demandes d'inscription
Autres modes d'ajout de documents par l'adhérent
Ajout de document à l'adhérent par le club
Identifier les ajouts de nouveaux documents
Paramétrage des documents inscription
Le paramétrage des documents à fournir pour une inscription s'effectue au niveau de la configuration du formulaire, et ce pour une saison donnée.
En vous rendant dans l'onglet "Inscriptions" du menu "Configuration", vous trouverez la rubrique "Documents à fournir par le demandeur".
En cliquant sur le bouton "Ajouter", vous ferez apparaître le formulaire de création de votre type de document à fournir.
Il est possible d'ajouter 2 types de document à fournir, le type "Autre" qui est libre et peut vous servir à récolter tout type de document (ex. Règlement intérieur signé, justificatif Pass'Sport, etc.), et le type "Document santé" qui lui est dédié à la récolte des certificats médicaux et/ou questionnaires de santé.
N.B. : Il n'est possible de paramétrer qu'un seul document de type "Document santé" par saison. Attention, les documents seront paramétrés pour la saison qui est renseignée en début du formulaire de configuration des inscriptions.
Exemples de type de documents paramétrés :
Pour chaque document, il peut être judicieux de renseigner une description, celle-ci sera visible sur les différents formulaires permettant à l'adhérent de fournir les documents.
Il est possible de paramétrer un document comme étant obligatoire.
Attention, en rendant un document obligatoire, le formulaire d'inscription ne pourra pas être soumis si la personne n'ajoute pas ce document. Il faut donc être vigilant avec ce paramètre, et avoir en tête que les documents pourront également être récoltés plus tard, après envoi de la demande d'inscription.
Pour aider vos futurs adhérent(e)s / adhérent(e) dans l'ajout de documents, vous avez à votre disposition le champs paramétrable "Texte d'explication sur les documents à fournir", ce texte se retrouvera sur tous les modes d'ajout de document possibles. Vous pourrez par exemple y expliquer la notion de document santé et plus particulièrement qui est concerné par le questionnaire de santé ou le certificat médical.
Affichage sur le formulaire d'inscription
Vos types de documents à fournir, une fois paramétrés, seront visibles sur le formulaire que remplira votre futur adhérent pour s'inscrire à votre club.
On y retrouve ainsi le texte explicatif sur les documents à fournir renseigné auparavant, les éventuels documents à télécharger, ainsi que ceux que le demandeur doit fournir pour son inscription.
On peut remarquer dans l'exemple que le document "Règlement intérieur" est indiqué comme obligatoire, cette option ayant été activée sur le paramétrage précédent. La demande d'inscription ne pourra donc pas dans ce cas être envoyée si ce document n'est pas ajouté.
Cas des documents santé :
2 choix sont possibles pour l'ajout de ce type de document : Questionnaire de santé ou Certificat Médical. Vous aurez pris soin en amont d'expliquer aux demandeurs la nuance, ils devront donc choisir celui qui leur convient.
Dans le cas de l'ajout d'un certificat médical, la personne devra également renseigner la date de délivrance de ce certificat médical.
S'il s'agit d'une demande d'inscription qui sera par la suite validée (avec donc création/renouvellement d'un adhérent), en fonction du document santé ajouté, l'information correspondante sera mise à jour sur la fiche de l'adhérent si vous indiquez le document comme étant conforme.
ATTENTION : Il faut bien avoir paramétré le document à fournir comme étant un "Document Santé", pour que les choix "Certificat Médical" et "Questionnaire de santé" soient proposés, mais surtout pour que l'information soit reportée automatiquement sur la fiche de l'adhérent une fois le document indiqué comme conforme, et la demande d'inscription validée.
Rappel : documents disponibles à télécharger.
Vous avez pu remarquer dans une capture précédente que vous pouviez proposer au téléchargement des documents. Pour rappel ceux-ci sont à ajouter via le menu "Base documentaire", et à paramétrer dans la configuration du formulaire d'inscription. Ces documents peuvent être utiles pour par exemple fournir le modèle du questionnaire de santé à remplir, ou le règlement intérieur à signer. Une fois récupéré et rempli/signé, le demandeur peut ainsi les ajouter dans les champs correspondant.
Visualisation sur les demandes d'inscription
Liste des demandes
Lorsque vous accèderez à la liste de vos demandes d'inscription à traiter, vous pourrez visualiser dans la colonne "Documents ajoutés", les documents qui ont été fournis par le demandeur.
Dans le cas des documents santé, "CM" sera affiché pour "Certificat Médical" et "QS" pour "Questionnaire de santé".
N.B. : l'export excel comprendra également une colonne permettant d'identifier les documents ajoutés.
Détail d'une demande
Lorsque vous êtes en cours de traitement d'une demande (accès via le bouton "Traiter"), vous avez également visibilité sur les documents ajoutés, et vous pouvez si vous le souhaitez les télécharger pour les vérifier ou afficher une prévisualisation.
Une fois la vérification effectuée, si le document vous paraît conforme, vous pouvez l'indiquer. Ainsi dans le cas des Documents santé, l'information correspondante (Certificat Médical ou Questionnaire de Santé) sera automatiquement mise à jour sur la fiche de l'adhérent lorsque vous aurez validé la demande d'inscription. Si le document ne vous paraît pas conforme (illisible, non adapté etc.), vous pouvez également le supprimer, l'adhérent pourra faire par la suite un nouvel ajout via un lien que vous lui enverrez.
Autres modes d'ajout de documents par l'adhérent
Une fois la demande d'inscription effectuée par l'adhérent, il reste toujours possible pour lui d'ajouter des documents qu'il n'avait peut-être pas à sa disposition initialement.
Il peut pour cela avoir accès à un formulaire personnalisé, dédié à l'ajout de documents.
Accès via un lien fourni dans le mail de confirmation de demande d'inscription, ou dans le mail de relance de demande d'inscription :
Accès via un lien envoyé depuis la fiche de l'adhérent
Lorsque la demande d'inscription a été traitée et donc l'adhérent créé/renouvelé, vous avez la possibilité de lui envoyer un lien personnalisé depuis l'onglet "Documents" du détail d'un adhérent. Il pourra ainsi ajouter les documents qui sont encore manquants.
Voici à quoi ressemble ce formulaire personnalisé dédié à l'ajout de document :
L'adhérent y retrouve l'ensemble des informations nécessaires, et a visibilité sur les documents qu'il a déjà ajouté.
Ajout de document à l'adhérent par le club
En tant que club, vous avez également la possibilité d'ajouter des documents inscriptions à un adhérent. Cela peut être utile si le document vous parvient par un autre mode que celui prévu par le système (mail, courrier, main propre...).
Pour ce faire, dans l'onglet "Documents" du détail d'un adhérent, vous trouverez la liste des documents déjà ajoutés, avec la possibilité de les consulter, les indiquer comme conformes, les supprimer, mais également d'en ajouter.
Après clic sur le bouton "Ajouter un document", vous aurez la possibilité de sélectionner l'un des documents restant à fournir, selon le paramétrage initial que vous avez effectué.
Rappel : document santé ajouté
Pour rappel, si un document santé a été ajouté (par l'adhérent ou par vous), l'information correspondante sera reporté sur le détail de l'adhérent, uniquement si le document a été indiqué comme conforme. Exemple d'un certificat médical :
ATTENTION : Il faut bien avoir paramétré le document à fournir comme étant un "Document Santé", pour que les choix "Certificat Médical" et "Questionnaire de santé" soient proposés, mais surtout pour que l'information soit reportée automatiquement sur la fiche de l'adhérent une fois le document indiqué comme conforme.
N.B. : Le fait de retirer la conformité d'un document santé, relatif à la saison de l'adhérent, retirera également cette information sur l'onglet "Club". Il en est de même si vous supprimez un document santé indiqué comme conforme, ajouté pour la saison de l'adhérent.
Onglet club :
Dans le cas d'un certificat médical, lors de la prise de licence, la date indiquée ici sera donc automatiquement reportée sur la licence FFGym.
Identifier les ajouts de nouveaux documents
Lorsqu'un adhérent ajoutera un nouveau document, celui-ci sera forcément indiqué comme non conforme. Cela vous permettra d'identifier les nouveaux ajouts, et d'effectuer le contrôle du document avant de l'indiquer comme étant conforme.
Lorsque vous accèderez à la liste des adhérents, un message d'alerte vous indiquera le nombre de nouveaux documents à vérifier.
En utilisant le filtre "- Document inscription -" sur "Documents à vérifier", vous identifierez facilement les adhérents possédant des documents dont la conformité n'a pas encore été vérifiée.
Dans la capture ci-dessous on peut voir que ces 2 adhérents ont chacun un document à vérifier, pour le premier de la liste, il a lui déjà un document inscription indiqué comme conforme.