GestGym en partenariat avec HelloAsso propose le paiement en ligne de la cotisation annuelle pour vos adhérents.
Connecter son compte HelloAsso à GestGym
Envoi du lien de paiement de la cotisation annuelle à vos adhérents
Le paiement de l'adhérent
Enregistrement du paiement en ligne de la cotisation automatiquement
Paiement en ligne de la cotisation annuelle à la demande d'inscription
Paiement en plusieurs fois de la cotisation annuelle
Gestion des codes promo - Paiement cotisation annuelle
Alertes en cas de paiement d'échéance refusé
Connecter son compte HelloAsso à GestGym
Sur la page de configuration et l'onglet HelloAsso, le bouton "Connecter à HelloAsso" permet de lier GestGym à votre compte HelloAsso.
Suivre les instructions de la pop-up HelloAsso pour lier votre compte. (Il est nécessaire d'avoir au préalable créé un compte sur HelloAsso.com)
Une fois l'authentification terminée, actualisez la page comme indiqué précédemment.
Le nom de votre association s'inscrit dans l'encart gris et l'option d'activation du paiement en plusieurs fois s'affiche alors : vous avez bien lié vos comptes GestGym et HelloAsso !
Si ce n'est pas le cas, renouvelez l'opération précédente, si le problème persiste, merci d'en informer l'administrateur GestGym.
Envoi du lien de paiement de la cotisation annuelle à vos adhérents
Une fois l'association HelloAsso/GestGym effectuée avec succès, vous pouvez alors envoyer à vos adhérents un lien de paiement pour la cotisation.
Sur la fiche adhérent, dans l'onglet "Paiements", un encart HelloAsso apparaît désormais, vous y trouverez notamment le bouton : Demande paiement cotisation
Il permet d'envoyer un mail à l'adhérent contenant le lien d'accès pour le paiement en ligne de sa cotisation annuelle.
Le montant à régler sera le total restant dû de la cotisation annuelle, il tiendra compte des paiements de cotisation déjà enregistrés ainsi que des éventuelles réductions de cotisation appliquées.
Si un montant est renseigné manuellement (Calcul automatique à non), c'est celui-ci qui sera proposé (moins les paiements déjà effectués et réductions appliquées).
Le paiement de l'adhérent
Après avoir suivi le lien de paiement de cotisation envoyé par GestGym, l'adhérent est dirigé vers une page récapitulative de ses informations et du montant à régler.
Il devra remplir ses informations pour accéder à la page de paiement.
Il sera ensuite redirigé vers une page de paiement HelloAsso, une contribution volontaire (à destination d'HelloAsso) lui sera proposée, mais celle-ci est facultative.(N.B. : ce sont ces contributions qui permettent à HelloAsso de continuer de proposer gratuitement ce service aux associations).
Le paiement une fois validé conduira l'adhérent vers une page contenant un message de confirmation lui indiquant que la transaction a bien eu lieu.
Il recevra également un mail de confirmation de la part d'HelloAsso, et vous aussi selon le paramétrage de votre compte HelloAsso.
Enregistrement du paiement en ligne de la cotisation automatiquement
Lorsqu'un paiement s'est bien déroulé, il est automatiquement enregistré au niveau de la fiche adhérent avec le mode "CB via HelloAsso". Le statut de la cotisation est également mis à jour.
Si le montant dû évolue après règlement (changement de groupe, chèque refusé etc.), vous pouvez simplement renvoyer à l'adhérent un nouveau lien de paiement, celui-ci prendra en compte la nouvelle différence à régler.
Paiement en ligne de la cotisation annuelle à la demande d'inscription
Il est possible de proposer le paiement en ligne dès la demande d'inscription, c'est à dire dès qu'un demandeur a rempli le formulaire d'inscription GestGym.
Pour cela, il vous suffit d'activer l'option au niveau de la configuration du formulaire d'inscription
Après soumission du formulaire, le demandeur a accès au lien de paiement
Cela le dirige vers une page de paiement similaire à celle envoyée à un adhérent existant.
Lorsque le paiement abouti, celui-ci est visible au niveau de la demande d'inscription
Dans le cas où vous choisiriez d'accepter la demande d'inscription dans un groupe d'un tarif supérieur (ou si rien n'a été réglé), vous pouvez joindre le lien de paiement au mail de confirmation automatique, l'adhérent pourra alors payer la différence due.
N.B. : le lien de paiement reçu après la demande d'inscription deviendra invalide une fois la demande traitée (adhérent créé/renouvelé). Si vous n'avez reçu aucun paiement, il est donc nécessaire de renvoyer le lien au traitement de la demande (voir capture précédente), ou une fois l'adhérent créé via sa fiche ou l'envoi en masse.
Lorsque l'inscription sera validée (création/renouvellement de l'adhérent pour la nouvelle saison), le paiement effectué sera reporté dans la liste des paiements.
Paiement en plusieurs fois de la cotisation annuelle
Une fois votre association à HelloAsso effectuée (voir ici), vous avez la possibilité d'activer le paiement en plusieurs fois pour le règlement de la cotisation annuelle.
Vous pouvez donc choisir le nombre d'échéances maximum qui sera proposé au payeur, ainsi que le nombre de mois entre chaque échéance.
Attention à effectuer un paramétrage qui vous assure d'encaisser la totalité d'une cotisation avant la fin de saison !
Sauvegardez ensuite votre paramétrage pour que celui-ci soit bien proposé sur les pages de paiement de cotisation/inscription.
Exemple de page de paiement d'inscription avec sélection d'un paiement en plusieurs fois par le demandeur :
La premier versement aura donc lieu dès la validation du paiement, et les suivants aux dates indiquées.
A noter que dans le cas d'échéances tombant après le 28 d'un mois, celles-ci seront reportées au 1er jour du mois suivant (règle imposée par HelloAsso).
Cette capture d'écran fait apparaître la contribution volontaire proposée aux payeurs, celle-ci est facultative, seul le montant dû vous sera reversé. (N.B. : ce sont ces contributions qui permettent à HelloAsso de continuer de proposer gratuitement ce service aux associations)
Une fois le paiement effectué et validé, la transaction est associée à la demande d'inscription ou directement à l'adhérent si celui-ci était déjà créé.
Affichage sur une demande d'inscription : (cas du paiement à la demande d'inscription activé)
Le clic sur le "i" d'information fait apparaître le détail des échéances :
Comme dans le cas d'un paiement en une seule fois, à la validation, le paiement déjà encaissé et les échéances prévues seront reportées sur l'adhérent.
N.B. : le lien de paiement reçu après la demande d'inscription deviendra invalide une fois la demande traitée (adhérent créé/renouvelé). Si vous n'avez reçu aucun paiement, il est donc nécessaire de renvoyer le lien au traitement de la demande (voir capture précédente), ou une fois l'adhérent créé via sa fiche ou l'envoi en masse.
Affichage sur un adhérent :
Le clic sur le "i" d'information fait apparaître le détail des échéances :
Onglet paiement de la fiche adhérent :
Le jour des prochaines échéances, lorsque la somme aura été débitée par HelloAsso, une nouvelle ligne viendra s'inscrire dans la liste des paiements, en incrémentant le numéro d'échéance correspondant (ici pour la prochaine : 2/3).
Si le montant dû évolue après un premier règlement (changement de groupe, chèque refusé etc.), vous pouvez simplement renvoyer à l'adhérent un nouveau lien de paiement, celui-ci prendra en compte la nouvelle différence à régler et fera apparaître pour information les échéances déjà en cours.
Gestion des codes promo - Paiement cotisation annuelle
Vous pouvez gérer une liste de codes promo, ceux-ci pourront être ajoutés par l'adhérent au moment du paiement de sa cotisation annuelle, le montant à régler sera donc ajusté en conséquence.
Vous aurez le choix entre une valeur fixe en euros qui sera déduite du montant initial, ou un pourcentage de réduction à appliquer.
De plus, ces codes promo pourront selon votre souhait avoir 3 sortes d'actions :
- "Ne rien faire" : le code sera appliqué, le nouveau montant calculé, l'adhérent paiera donc ce nouveau montant via HelloAsso mais sera toujours redevable de la différence avec le montant initial
- "Ajouter un paiement cotisation" : une fois le code appliqué, à la validation du paiement par HelloAsso, un paiement sera ajouté à l'adhérent (ou la demande d'inscription) selon les paramètres que vous aurez choisi. Ce paiement relatif au code promo viendra donc s'ajouter au paiement de cotisation réalisé sur HelloAsso.
- "Ajouter une réduction cotisation" : une fois le code appliqué, à la validation du paiement par HelloAsso, un paiement de type "réduction cotisation" sera ajouté à l'adhérent (ou la demande d'inscription). Ainsi, le montant initialement dû sera réduit de la valeur du code promo.
Peu importe l'action choisie, les valeurs des différents codes promo ajoutés par l'adhérent seront déduites du montant à payer initialement, et c'est ce nouveau montant calculé que la personne pourra régler par HelloAsso.
N.B. : un paiement par HelloAsso qui n'abouti pas (paiement refusé, ou l'adhérent ne va pas au bout de l'opération), n'entraînera pas la prise en compte des codes promo (et donc l'ajout éventuel de réduction / paiement de cotisation).
Les codes ne peuvent contenir que des caractères alphanumériques, uniquement des majuscules (la saisie force la mise en majuscule).
Exemples :
Un code inactif ne pourra être ajouté par l'adhérent, mais cela vous permet de le préparer et de l'activer une fois que cela est cohérent.
Il conviendra donc de communiquer à vos adhérents / futurs adhérents les différents codes promo pouvant les concerner afin qu'ils puissent les saisir si besoin.
Visualisation du point de vue de l'adhérent / demandeur :
Si vous avez créé des codes promo, le champ d'ajout de code est présenté
Après saisie du code, le montant est mis à jour et le code s'ajoute à une liste
L'adhérent peut en ajouter un nouveau, ou en supprimer.
Un même code ne peut être appliqué qu'une seule fois par paiement.
N.B. : Un code promo de type pourcentage sera toujours calculé sur le montant initialement dû (le "Reste à payer" indiqué à l'arrivée sur la page, avant application de codes promo).
Si vous l'avez activé, le paiement en plusieurs fois sera mis à jour en prenant en compte le nouveau tarif à régler
Visualisation sur une demande d'inscription :
Liste des demandes :
Détail d'une demande :
Visualisation sur un adhérent si paiement cotisation ou après traitement de la demande d'inscription
Alertes en cas de paiement d'échéance refusé
Lorsque le paiement d'une échéance est refusé (carte périmée, paiement refusé etc.), cet état est visible dans la liste des paiements sur votre interface HelloAsso.
Vous pouvez décider de recevoir par e-mail une alerte lorsqu'une notification de paiement refusé est envoyé à GestGym par HelloAsso.
Pour cela, rendez-vous dans le menu configuration, au niveau de l'onglet HelloAsso, vous trouverez une option à activer :
Vous pouvez également y indiquer une adresse mail qui sera utilisée spécifiquement pour ces alertes.
Attention à bien renseigner une adresse valide !
Exemple de mail d'alerte pour paiement d'échéance refusé :
Le lien d'information indiqué dans le mail est celui-ci