GestGym possède une fonctionnalité d’inscription en ligne pour vos adhérents et futurs adhérents

Présentation générale

GestGym propose une fonctionnalité d’inscription en ligne destinée à vos futurs et actuels adhérents. Elle est accessible via un lien que vous pouvez par exemple diffuser sur le site internet de votre club ou transmettre directement à vos adhérents (notamment pour les réinscriptions).

La mise en place de ce module nécessite une première étape de configuration, au cours de laquelle vous définissez :

• les dates d’ouverture et de clôture des inscriptions,

• les groupes ouverts aux inscriptions en ligne,

• le nombre de places disponibles,

• et d’autres paramètres selon vos besoins.

Une fois cette configuration terminée, les futurs adhérents peuvent enregistrer leur demande d’inscription. Un message leur indiquera alors les documents à fournir pour finaliser leur inscription, ainsi que, si vous l’avez activée, la possibilité de régler leur cotisation en ligne.
Toutes les demandes sont ensuite consultables depuis le menu « Demandes d’inscriptions ».

À chaque nouvelle demande, vous recevrez une notification par email.

Après réception des documents et/ou du paiement, vous devez traiter les demandes. Plusieurs actions sont possibles :

• Accepter la demande et confirmer l’inscription dans un groupe : l’adhérent recevra alors un email de confirmation précisant le groupe et les horaires.

• Basculer une demande de la liste d’attente vers une inscription.

• Refuser la demande.

• Placer une demande valide en liste d’attente, par exemple pour libérer une place au profit d’un autre demandeur dont le dossier est complet.

Une fois la demande acceptée, elle est automatiquement transformée en fiche adhérent. Si une fiche correspondante existe déjà, l’inscription viendra s’y fusionner.

 

Pré-requis : création/configuration des groupes

Configuration du formulaire

Les champs personnalisés

Traitement des demandes d'inscription

Autres actions possibles sur les demandes

Envoi du lien de réinscription personnalisé

 

Configuration du formulaire

La configuration se fait via le menu « Configuration », onglet « Inscriptions »:

 

 

Explication des différents paramètres :

- Activation de la fonctionnalité OUI / NON : il est donc nécessaire de passer l'option à OUI pour que le formulaire soit actif

 

- Saison : si vous êtes en préparation de la saison à venir il est important de penser à sélectionner la bonne saison

Lors du passage à la saison suivante, un message vous indique d'enregistrer avant de poursuivre, rendez-vous donc en bas de la page pour sauvegarder, puis continuer votre configuration

 

- Délai pour confirmer l'inscription : vous pouvez choisir un nombre de jours, ce nombre choisi est à caractère indicatif. Le demandeur aura l'information du nombre de jours que vous lui octroyer pour finaliser son dossier (ajout de document, paiement etc.), et vous, dans la liste des demandes d'inscription, vous verrez apparaître en rouge toute demande dépassant ce nombre de jours paramétré. Il n'y a aucune suppression automatique passé ce délai, vous pouvez tout à fait traiter une demande hors délais, mais cela permettra de vous justifier dans le cas de la suppression de la demande.

 

 - Dates de début et fin : Ces paramètres permettent d'encadrer la période d'ouverture de votre formulaire d'inscription.

 

 - Demandes d'inscriptions réservées aux renouvellements : Attention ! En passant cette option à OUI, seuls les adhérents ayant reçu leur lien personnalisé pour la réinscription sur la saison pourront accéder au formulaire. Si vous souhaitez l'utiliser, une fois votre période réservée aux réinscriptions terminée, pensez à repasser l'option à NON puis enregistrer votre configuration.

 

 - Titre de la page et texte d'introduction : texte libre vous permettant de personnaliser les informations indiquées lors de l'arrivée sur le formulaire.

 Conseil : tout au long de votre configuration, vous pouvez visualiser le rendu de votre formulaire en utilisant le lien qui sera ensuite à fournir ou à diffuser sur votre site internet. Celui-ci est visible tout en haut de la page de configuration. Pensez à sauvegarder la configuration puis actualiser la page du formulaire pour voir les modifications.

 

 - Email pour les inscriptions : à chaque demande d'inscription, un email sera envoyé au club. Vous pouvez ici indiquer une adresse qui sera dédiée à la réception de ces e-mails, si le champ reste vide, l'adresse du club sera utilisée.

 

 - Photo : choisissez si vous voulez permettre au demander d'ajouter sa photo via le formulaire d'inscription

 - Rendre l'ajout de la photo obligatoire : si vous avez activé l'ajout possible de la photo, vous pouvez décider si celle-ci doit obligatoirement être ajoutée. Attention, tout champ défini comme obligatoire est bloquant pour l'envoi de la demande s'il n'est pas renseigné.

 

 - Choix du groupe : paramètre important, vous pouvez laisser au demandeur la possibilité d'effectuer lui même le choix de son groupe (option à OUI), ou non. Si vous passez l'option à NON, il sera nécessaire de choisir un "Groupe par défaut". Ainsi toutes les demandes d'inscriptions seront ajoutées à ce groupe, vous pourrez ensuite faire votre répartition vous même dans les différents autres groupes lors du traitement de la demande.

 

- Choix de plusieurs groupes possible : activez ou non la possibilité pour le futur adhérent de demander à rejoindre plusieurs groupes. Vous pouvez ensuite définir le nombre maximum de groupes pouvant être sélectionnés (jusqu’à 4).
Si l’adhérent choisit plusieurs groupes, cela générera autant de lignes de demandes d’inscription, toutes portant le même numéro.
👉 Si vous activez cette option sans spécifier de nombre maximum, le nombre par défaut sera de 2 groupes sélectionnables.

 

- Choix du site d'entraînement : activez ou non le filtre de recherche par site d'entraînement. Le demandeur pourra alors sélectionner le ou les sites où il souhaite pratiquer. La liste des groupes proposés tiendra compte de ce choix.
Attention : cela nécessite d’avoir paramétré les sites d’entraînement du club et de les avoir associés aux créneaux d’entraînement des groupes correspondants.

- Choix par tag : activez ou non le filtre de recherche par mot-clé (tag). Le demandeur pourra alors sélectionner les mots-clés qu’il souhaite afin d’afficher les groupes correspondants.
Attention : cela nécessite d’avoir paramétré vos tags et de les avoir associés aux groupes.

 

- Cacher les groupes complets : en activant cette option, un groupe n'ayant plus de place disponibles pour les inscriptions en ligne et une éventuelle liste d'attente pleine n'apparaîtra plus dans la liste déroulante. Si l'option est à NON, il continuera d'apparaître avec la mention "- COMPLET" et ne sera pas sélectionnable.

 

 - Activer le recueil des informations liées à l'honorabilité : En activant cette option, votre formulaire contiendra un bouton où le demandeur pourra indiquer s'il est dirigeant, juge ou entraîneur. S'il l'active, il pourra saisir les champs nécessaires au contrôle d'honorabilité (nom de naissance et lieu de naissance).

 

- Documents à fournir par le demandeur : nous vous invitons à découvrir la documentation dédiée ici

 

- Envoi des mails de confirmation : Vous pouvez choisir si, après avoir soumis sa demande, le demandeur recevra un email récapitulatif. Si vous activez cette option, vous avez également la possibilité de personnaliser le contenu du message. Cela vous permet, par exemple, de rappeler qu’il s’agit uniquement d’une demande d’inscription et qu’elle ne sera considérée comme définitive qu’après réception de l’ensemble des documents et/ou du paiement.

 

- Paiement en ligne via HelloAsso : nous vous invitons à découvrir la documentation dédiée ici

 

- Les conditions : vous pouvez paramétrer jusqu'à 5 conditions, celles-ci se matérialiseront sous forme de cases à cocher que le demandeur devra absolument activer s'il souhaite valider sa demande.

 

 - Documents proposés au téléchargement : vous pouvez proposer des documents à télécharger par le demandeur depuis votre formulaire d’inscription. Ces documents doivent d’abord être ajoutés à votre espace GestGym via le menu Base documentaire. Vous pourrez ensuite sélectionner, depuis la page de configuration du formulaire, ceux que vous souhaitez rendre visibles.
Attention : ces documents étant exposés publiquement, ils ne doivent contenir aucune donnée personnelle.

 

Les champs personnalisés

Si vous souhaitez recueillir d’autres informations qui ne figurent pas dans le formulaire initial, vous pouvez configurer ce que l’on appelle des champs personnalisés.

Ces champs peuvent être créés au niveau de l'onglet "Champs personnalisés" du menu "Configuration".

Vous pouvez créer des champs de différents types, en fonction des informations que vous souhaitez recueillir : cela peut être un simple bouton Oui/Non, un champ texte, une date, etc.

Chaque champ comportera un libellé personnalisable, ainsi qu’un éventuel texte d’aide pour guider le demandeur.

Une fois le champ sauvegardé, vous pourrez choisir de le rendre visible sur le formulaire d’inscription. Pour cela, rendez-vous en bas de la page de configuration du formulaire (Configuration > Inscriptions) et activez les champs que vous souhaitez faire apparaître.

 

 Traitement des demandes d'inscription

Une fois le formulaire rempli par le demandeur, il sera notifié par e-mail de la prise en compte de sa demande (si vous avez activé l'envoi) et celle-ci sera désormais visible au niveau du menu "Demandes d'inscription".

 

Si le paiement de la cotisation dès la demande d'inscription est paramétré (voir documentation sur le paiement en ligne) une colonne permettra d'afficher la somme déjà versée.

Si vous avez paramétré des documents à fournir, vous les verrez apparaître dans la colonne "Documents ajoutés". (Voir documentation sur les documents à fournir).

Dans le cas d'une réinscription, l'cône  apparaîtra à côté du type de demande (inscription ou liste d'attente). Cela vous permettra éventuellement de prioriser le traitement de celle-ci par rapport à un nouvel adhérent.

 

Cas d'une demande d'inscription dans plusieurs groupes : 

 

Deux lignes apparaissent avec le même numéro, chacune correspondant à l’un des groupes choisis. Cela vous permet de traiter chaque demande de groupe de façon indépendante, notamment si l’une d’elles est ou doit être placée en liste d’attente (ou refusée).

 

Accédez à la page de traitement de la demande en cliquant sur le bouton "Traiter", vous serez alors dirigé vers le détail de la demande.

Vous y retrouverez l'ensemble des informations saisies par le demandeur, et pourrez si besoin accepter la demande dans un autre groupe, en utilisant le menu déroulant "Groupe attribué" : 

Si vous avez autorisé le paiement en ligne dès la demande d'inscription et que le montant du nouveau groupe est supérieur à la somme initialement versé ou que vous n'aviez pas encore autorisé le paiement, vous pouvez décider de joindre le lien de paiement HelloAsso au mail de confirmation.

 

Le clic sur traiter la demande déclenchera l'acceptation de celle-ci, le demandeur recevra alors un mail de confirmation où sera indiqué le groupe dans lequel il a été accepté.

La demande d'inscription disparaîtra donc de la liste et l'adhérent correspondant sera désormais visible dans GestGym dans le menu "Liste des adhérents".

 

Autres actions possibles sur les demandes 

 - Passage en liste d'attente : vous pouvez décider de placer une demande valide en liste d'attente :

Le système vous demandera alors si vous souhaitez en informer le demandeur, et vous pourrez dans ce cas personnaliser le contenu de l'e-mail.

Si le groupe concerné par cette demande possède une liste d'attente et qu'il y existe des demandes, le système vous proposera également de basculer celle placée en première position sur la liste d'attente en demande valide.

 

- Refuser : 

Cela vous dirigera vers une page permettant de choisir d'alerter ou non la personne et de personnaliser la raison du refus.

 

 

- Supprimer : la demande en question sera supprimée, aucun mail ne sera envoyé.

 

- Passer en inscription : Une demande placée en liste d’attente peut être basculée en demande valide, même si le groupe est complet.

Vous pourrez choisir d’avertir ou non le demandeur, personnaliser le contenu de l’email, et, si vous le souhaitez, y joindre le lien de paiement HelloAsso.

Si le groupe concerné contient déjà d’autres demandes d’inscription non encore traitées, le système vous proposera de placer la dernière demande en liste d’attente, afin d’effectuer un échange de places (interversion).

 

 - Relancer : Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs demandes dans la liste afin de relancer les demandeurs (par exemple en cas de documents manquants, de paiement non effectué, ou simplement pour vérifier s’ils sont toujours intéressés).

Pour chaque relance, vous avez la possibilité de personnaliser le contenu de l’email et de choisir d’y inclure, si le paramétrage le permet, le lien d’ajout de documents et/ou le lien de paiement.

 

 

Envoi du lien de réinscription personnalisé

Une fois votre formulaire d'inscription paramétré pour la nouvelle saison et vos groupes créés, vous pouvez décider d'envoyer un lien personnalisé à vos adhérents afin qu'ils puissent faire leur demande de réinscription pour la saison suivante.

Vous pouvez même décider de bloquer le formulaire, afin que seuls les adhérents ayant reçus leur lien dédié puisse effectuer leur demande de réinscription.

Pour ce lien dédié, vous pouvez personnaliser le contenu du mail mais également décider quels seront uniquement les groupes que l'adhérent pourra sélectionner.

 L'envoi du lien s'effectue via le menu "Envoi en masse", sur la liste de vos adhérents "saison n" pour les réinscriptions "saison n+1".

Pour que le bouton "Liens formulaire inscription saison n+1" soit actif, il faut que votre formulaire soit configuré et prêt pour la saison en question.

Vous pouvez donc sélectionner un ou plusieurs adhérents de la liste, par exemple en filtrant sur un groupe et cliquer le bouton d'envoi du lien vers le formulaire saison n+1.

Vous pouvez alors personnaliser le contenu de l'email à envoyer, et décider si l'ensemble des groupes seront disponibles, ou restreindre cette liste.

Pour restreindre la liste des groupes qui seront disponibles, décocher la case "Tous les groupes compatibles seront disponibles" et sélectionnez un ou plusieurs groupes.

Pour sélectionner plusieurs groupes maintenez la touche Ctrl de votre clavier et cliquez sur les groupes désirez.

N.B. : Vous pouvez ici sélectionner les groupes indiqués comme étant "Réservé", d'ailleurs un groupe réservé ne pourra être choisi dans le formulaire uniquement via un lien dédié que vous envoyez ici. Il sera invisible pour les personnes accédant au formulaire sans passer par un lien dédié. Ce qui peut être utile pour qu'un groupe ne soit disponible qu'aux adhérents que l'on cible.